Trgovina => Resursi
Poleg artiklov in storitev so resursi tretja velika skupina sredstev v podjetju. Ta sredstva lahko koristimo in razporejamo znotraj podjetja, lahko pa jih seveda tudi oddajamo v najem.
Z aplikacijo InMaster si zagotovimo pregled nad resursi, njihovo obračunavanje ter dokaj enostaven način planiranja porabe oziroma zasedenosti vseh resursov podjetja.
Za začetek pa jih moramo vpisati in nastaviti. Pod menijem Trgovina => Resursi dodamo nov podatek in izpolnimo dana polja.
Šifra – šifro lahko izpolnimo sami, lahko pa jo ob shranjevanju izpolni aplikacija. Videli jo bomo v spiskih in če jo poimenujemo s šiframi, ki imajo za nas nek pomen, jo bomo tako lažje poiskali.
Opis – kratek opis resursa nam bo povedal za kateri resurs gre – polje pa se bo izpisalo na opravilih in na nekaterih koledarjih. Polje se pojavlja tudi v spiskih resursov.
Poslovni stik – gre za informativno polje v kolikor resurs, ki ga želimo uporabiti ni naš. V tem polju izberemo poslovni stik, ki je lastnik resursa s katerim želimo upravljati.
Artikel – v kolikor je resurs določen »artikel«, ki smo ga nekoč kupili in ga imamo kot takega zavedenega med artikli, ga lahko na tak način povežemo in s tem prihranimo opisovanje lastnosti resursa – vse informacije o njem dobimo že na artiklu samem.
Storitev – storitev pa je pomembna, saj se upošteva ob samem obračunavanju resursov. V kolikor resurs želimo obračunati, ga moramo vključiti na opravilo, nanj pa povezati storitev z ustrezno ceno. Ko se naredi obračun resursov, se naredi prodajni račun, ki na vrsticah vsebuje ime te storitve.
Ne spreglej postopka za Obračunavanje resursov preko opravil
Osnovno sredstvo - v kolikor je naš resurs hkrati tudi osnovno sredstvo podjetja, ju na tem mestu povežemo. Več o osnovnih sredstvih pa na navodilih z naslovom Osnovna sredstva
Barve – izbrana barva bo na koledarju označevala vse rezervacije tega resursa.
Koledar resursov
Na tem mestu je prikazan koledar, ki je prav tak kot vsi koledarji na tem svetu, le da prikazuje rezervirane termine tega resursa. Na samem izpisu je navedeno ime opravila, če ni s kvalifikatorji drugače določeno. Te določimo tako, da kreiramo opravila z načrtovanim ali pa dejanskim začetkom in koncem in nanj povežemo želeni resurs. Vsa opravila »bodo vedela« in nas bodo na to tudi opozorila, če je termin, ko želimo uporabiti določen resurs, že zaseden.
Dnevi/datumi nad stolpci so povezave, ki nam odprejo okno s koledarjem vseh zasedenih resursev za ta dan.
Med lastnostmi lahko izberete:
Trgovina => Artikli
Artikle lahko v aplikacijo dodajamo s pomočjo datoteke za uvoz artiklov ali pa vsakega posebej preko administracijskega vmesnika.
Do forme za vnos posameznega artikla pridemo preko menija Trgovina => Artikli, kjer na desni strani, ob spisku, najdemo ikono za dodajanje artikla. Druga možnost pa je, da izberemo že obstoječi artikel in na sami formi v ukazni vrstici kliknemo na ikono za dodajanje artikla.Najprej si poglejmo kako vnesti nove artikle preko aplikacije. Pred nami je prazna forma s kar nekaj praznimi polji, ki so bolj ali manj pomembna za naše poslovanje oziroma prikaz v spletni trgovini. Kaj je pomembno in kaj ne pa se odločimo sami. Pa gremo lepo po vrsti...
Vsa polja so razdeljena v smiselne sklope, ki nam povedo čemu vpisane informacije služijo.
Nosilni artikel – polje se pojavi le pri LOT artiklih – v njem pa se izpiše nosilni LOT artikel na katerega je ta artikel vezan. Na nosilni LOT artikel je narejena tudi povezava. Glej LOT artikle.
Id artikla – id številka ali šifra artikla je edinstvena za vsak artikel. Šifre si, kot je v naši aplikaciji že v navadi, izmislimo sami. V kolikor polja ne izpolnimo, se le ta napolni sam iz sekvence (številčne serije) namenjene artiklom.
V kolikor z artikli veliko delamo, je id idealno iskalno polje, zato je njih vredno premisliti. Gre lahko za govoreče šifre oziroma šifre, ki nam v podjetju nekaj pomenijo – kako in kaj pa je seveda odvisno od nas. Šifra oziroma id artikla je tudi polje, s katerim najlažje dodajamo artikle na račune / listine, zato nam lahko govoreče šifre, ki nam nekaj pomenijo, bistveno olajšajo delo in skrajšajo določene delovne procese. Pri id-jih se je bolje izogniti črkam s strešico, posebnim znakom in presledkom.
EAN - sem vpišemo EAN (identifikacijsko) kodo artikla.
Ime artikla - ime artikla je navadno najpomembnejša informacija po kateri iščemo in, če so artikli pravilno poimenovani, tudi najdemo želen artikel - pa naj gre to za naše iskanje po aplikaciji ali pa iskanje potencialnih kupcev po svetovnem spletu ali pa direktno v naši trgovini. Če se naši proizvodi zelo omejeni, recimo mize, jih poskusimo v samem nazivu tudi malce opisati z najbolj pomembnimi lastnostmi, po katerih se najbolj ločijo med sabo. Ime artikla pa se uporablja tudi na listinah, kot opis prodanega proizvoda.
Dodatni opis artikla - v urejevalnik besedila, ki je na tem mestu, opišemo artikel. V kolikor so opisi namenjeni samo za interno uporabo sem vpišemo samo najpomembnejše informacije, če pa so artikli namenjeni spletni prodaji pa se moramo zavedati, da bodo ta opis brali naši potencialni kupci, da ga bodo indeksirali iskalniki in da je prav od njega velikokrat odvisen uspeh naše prodaje. Koristne in privlačne informacije velikokrat privedejo do nakupa.
Proizvajalec - s pomočjo izbrnika pri tem polju poiščemo proizvajalca artikla, ki ga vpisujemo.
Proizv. ID - identifikacijska številka artikla proizvajalca, ki jo vpišemo v to polje, se lahko razlikuje od naše. Identifikacijska številka, ki jo uporablja proizvajalec nam lahko pomaga pri iskanju v proizvajalčevi bazi oziroma pri samem naročanju.
Primarni dobavitelj - s pomočjo izbrnika pri tem polju poiščemo dobavitelja artikla, ki ga vpisujemo. Ker pa je dobaviteljev lahkot tudi več, je v tem polju mesto le za tistega, pri katerem artikel iz takega ali drugačnega vzroka največkrat vzamemo.
Pri naročanju artiklov s pomočjo InMaster aplikacije je primarni dobavitelj hkrati tudi poslovni stik, ki ga aplikacija avtomatično doda na naročilo, ko izbrani izdelek naročimo. (Poročila => Poročila nabave => Poročilo za naročanje)
Dobaviteljev ID - identifikacijska številka artikla dobavitelja, ki jo vpišemo v to polje, se lahko razlikuje od naše in od proizvajalčeve kode. Tudi ta nam lahko pomaga pri iskanju v dobaviteljevi bazi oziroma pri samem naročanju.
Enota mere - iz izbirnika mer izberemo prodajno enoto za ta artikel, ki se uporablja na listinah.
Glej - Možne pretvorbe za izbrano enoto mere (spodaj)
Posebna lastnost - je lastnost artikla, ki jo želimo še posebej poudarjati in se prikazuje tudi v spiskih artiklov v spletni trgovini.
Računovodska kategorija - na tem koncu lahko izberemo tudi računovodsko kategorijo (kategorija artikla, ki je s kvalifikatorjem označena kot računovodska kategorija), ki je pomembna za nastavitev pravil knjiženja in za računovodsko analitiko.
V tem delu lahko naštejemo vse pretvorbe osnovne enote tega artikla. To nam pri samem prevzemu (prevzemnica oziroma nabavni račun) omogoča, da lahko prevzamemo artikle v vseh naštetih enotah, aplikacija pa nam jih sama pretvori zalogo v osnovo enoto (polje: Enota mere - zgoraj)
Za pravilno delovanje potrebujemo pravilno izpolnjene enote z ustreznimi pretvorbami (Nastavitve => Splošni šifranti => Enote).
Kategorije so smiselne celote izdelkov ali storitev, ki že s samim poimenovanjem povejo, kateri izdelki oziroma storitve se skrivajo pod posamezno kategorijo. Navadno jih razporedimo v drevesno strukturo, ki nam omogoča kar najboljši pregled na vrsto izdelkov v naši prodaji.
Na tem mestu s pomočjo gumba dodamo kategorijo artiklu, ki ga vpisujemo. Včasih se zgodi, da bi lahko artikel dodali v več kategorij, kar nam aplikacija tudi omogoča in isti artikel se bo na spletni strani, v poročilih in izpisih pojavljal v vseh izbranih kategorijah.
Več si lahko ogledate tudi v poglavju, ki je namenjeno izključno kategorijam in funkcionalnostmi, ki sledijo iz njih.
Artikel lahko naredimo kot set različnih artiklov iz naše ponudbe. Za razliko od kompleta, ki se navadno kaže ob nosilnem artiklu, set nastopa samostojno. Tudi ureja se ga popolnoma enako kot vsak drug artikel. Ima svoj naziv, slike, ceno, opis, ... Razlika je le v tem, da se na tem mestu našteti artikli – se pravi artikli, ki sestavljajo set – ob nakupu dejansko razknjižijo iz zaloge.
Ob dodajanju artikla se nam tudi avtomatično sešteva prodajna cena, glede na ceno, ki je vpisana pri vsakem posameznem artiklu, ki ga dodamo v set. Poleg naziva artikla pa je tudi vpisno poljem kamor lahko vpišemo količino posameznih artiklov, ki tvorijo ta set.
Vse cene so vedno vpisane v izbrani valuti, ki je navadno nastavljena kot privzeta valuta, lahko pa jo spreminja tudi vsak posameznik pri sebi v splošnih nastavitvah.
Nabavna cena - je cena brez davka, ki nam jo je za ta artikel zaračunal dobavitelj pri zadnji dobavi. Ta cena se nikoli ne prikazuje na spletni strani.
Prodajna cena - je prodajna cena brez davka - z ddv - pa prodajna cena za davkom, ki je na spletni trgovini izpisana kot maloprodajna oziroma priporočena cena.
Znesek RvC - ta znesek je razlika med nabavno in prodajno ceno brez davka, poleg pa je ta znesek ponazorjen še s procenti. V kolikor vpišemo nabavno in prodajno ceno se izračuna avtomatično, če pa ga fizično povečamo se nam poveča prodajna cena. V kolikor pa fizično vpišemo manjši znesek se ustrezno poveča akcijski popust, ki zniža končno prodajno ceno. Tudi ta znesek se ne pojavlja na spletni strani.
Akcijski popust - najbrž ni potrebno posebej povedati kaj pomeni akcijski popust, ki ga vpišemo na tem mestu bodisi z zneskom brez davka ali pa s procenti, v obeh primerih pa nam zniža končno ceno. Tudi ti polji se lahko prikažeta na spletni strani.
Končna cena - je tista, ki jo plača naš kupec in se seveda pojavlja tudi na spletni strani. Če znesek povečamo oziroma zmanjšamo se ustrezno preračunata polji za akcijski popust in znesek rvc.
Priporočena MPC - dobavitelj nam vedno priporoča ceno, ki je lahko enaka kot naša prodajna cena ali pa tudi ne. V primeru da ni, na tem mestu, zgolj za informacijo, vpišemo priporočeno ceno, ki nam jo je predlagal dobavitelj.
Znesek DDV - ker se davku legalno navadno ne moremo ogniti in na tem mestu vidimo znesek davka in njegovo vrednost v procentih.
Max. dovoljen popust - Večkrat se zgodi, da cene oblikuje ena oseba, prodaja pa druga, a dober prodajalec mora imeti vedno imeti možnost, da stranki da nekoliko več dodatnega popusta, pri tem pa ne sme ustvariti minusa. Ena izmed možnosti je, da prodajalec vidi nabavno ceno, ker pa se večkrat zgodi, da so nabavne cene malce občutljiva tema in jih prodajalci ne vidijo, je priporočljivo, da jim nekako sporočimo koliko popusta smejo dati. In to polje je namenjeno ravno temu.
Določena polja so izrednega pomena za spletno trgovino, a nekoliko manjšega pomena za lastno evidenco.
Slika pove tisoč besed - in prav v spletni trgovini besed ni nikoli premalo. Vsakdo rad pogleda izdelek preden ga kupi in če ga že ne more prijeti z rokami, je za spletno trgovino najbolje, da si ga lahko vsaj ogleda. Na tem mestu lahko te slike dodamo.
Ob polju so tri ikone in če se z miško pomudimo na njih, se ob vsaki izpiše kaj bo klik nanjo povzročil.
Dodaj sliko - s klikom na prvo ikono se nam odpre okno s pomočjo katerega lahko iz našega računalnika naložimo slike na server.
Na vrhu okna je izpisano ime artikla, kateremu dodajamo slike. Takoj pod imenom pa imamo možnosti, da sliki “povemo„, kakšno vlogo bo imela na spletni strani. Odločamo se med možnostmi:
* primarna slika - primarna slika je tista slika, ki se v spletni trgovini pojavlja s spisku in pri artiklu kot glavna slika.
* akcijska slika - ko damo artikel v akcijo in želimo, da je slika drugačna, jo naložimo tako, da na tem mestu označimo, da je uvožena slika akcijska.
* primarna kot dodatna slika - v primeru, ko imamo za artikel le eno sliko in je ta primerna tako za primarno sliko kot tudi za povečavo je ni potrebno vnašati dvakrat. Označimo polji “Primarna slika„ in “Primarna kot dodatna slika„ in sliko dodamo. Aplikacija jo bo tako isto sliko uvozila na oba načina.
V kolikor ne označimo ničesar, nam bo aplikacija naložene slike označila kot dodatne slike oziroma slike za povečavo.
Zdaj, ko smo se odločili, kakšna naj bo naložena sliko, jo je potrebno samo še naložiti. To naredimo tako, da kliknemo na gumb “Izberi datoteko„, ki nam odpre okence do našega računalnika. Tam poiščemo želeno sliko in jo dodamo.
V kolikor pa imamo odprt upravljalnik datotek (raziskovalec), pa lahko izbrane slike z miško potegnemo v sivo polje okenca ter spustimo.
Pod ukazne gumbe se lepo zložijo vse dodane slike. Slika z rdečo obrobo je označena kot primarna slika, slika z zeleno obrobo pa kot akcijska. Slike brez obrob so dodane kot dodatne slike, ki jih na spletni strani lahko povečamo.
Dvoklik na sliko nam odpre mini urejevalnik, kjer lahko zamenjamo status slike (iz/v primarne, akcijske in dodatne). Poleg vidimo tudi malce večji predogled slike. Velikost predogleda slike je nastavljen na splošnih nastavitvah aplikacije (Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve) z nastavitvama ThumbSlikaX (širina predogleda v pixlih) in ThumbSlikaY (višina predogleda v pixlih).
Aplikacija nam nato sporoči, če je bila slika uspešno naložena oziroma, če je prišlo do napake.
Možne napake:
- zaradi slabše povezave in prevelike slike se lahko zgodi, da povezava med nalaganjem pade in se slika ne prenese v celoti;
- dovoljeni formati slik so .jpg, .gif in .png - v kolikor je slika v drugačnem formatu, je aplikacija ne naloži.
Kopiraj slike iz drugega artikla - s klikom na to ikono se nam odpre izbirnik artiklov, ki so že vpisani v aplikaciji. Če imamo že podoben artikel in lahko uporabimo iste slike, na tem mestu enostavno s filtriranjem po spiskih poiščemo želeni artikel in ga s klikom miške izberemo. Slike izbranega artikla se tako prekopirajo tudi na artikel, ki ga trenutno urejamo.
Odstrani vse slike - klik na to ikono nam vse slike izbriše - a brez panike - aplikacija se vedno prepriča, da ikone nismo kliknili po pomoti in s pojavnim oknom zahteva potrditev.
Tako dodane slike se razporedijo v vrsto pod ukaznimi gumbi. Če želimo zamenjati vlogo slike, jo dvakrat kliknemo z levim gumbom miške in odprlo se nam bo okence, kjer to lahko naredimo. Izberemo ali naj bo trenutna slika primarna, akcijska ali pa samo dodatna in kliknemo na gumb “Spremeni sliko„. Tako primarna kot tudi akcijska slika je lahko le ena pri posameznemu artiklu.
Vsako sliko posebej pa lahko izbrišemo s klikom na ikono za izbris.
Prišli smo do nadvse pomembnega dela spletne trgovine, ki so vezane na več različnih delov aplikacije in bodo pri vsakem tudi opisane. Na tem koncu pa le tisto kar je pomembno za opis artikla.
Pri lastnostih gre za značilnosti vsakega artikla posebej, ki jih potem opišemo z določenimi vrednostmi. Ne samo, da s tem bolje opišemo artikel, temveč ga na tak način kupci na naši spletni trgovini lažje primerjajo (primerjava artiklov) s podobnimi izdelki na strani. Lastnosti in vrednosti pa so izredno pomembne tudi pri filtriranju artiklov na spletni strani - glej “Lastnosti in filtri„. Vrednosti lastnosti lahko v naprej določimo in s tem preprečimo, da bi se ista vrednost vpisovala na različne načine. Te vrednosti vpisujemo na sami lastnosti artikla (Nastavitve => Splošni šifranti => Lastnosti artiklov), lastnost pa dodatno označimo s kvalifikatorjem "Vrednosti lahko izbiramo samo iz šifranta". To bo povzročilo, da ob vpisovanju aplikacija že filtrirala ustrezne vrednosti, ki jih lahko dodamo. Le oseba s posebnimi pravicami lahko vpisuje nove vrednosti. Več o lastnostih pa si preberite na "Lastnosti artiklov"
Primer - artikel maslo:
Lastnost | Vrednost |
Masa | 250 g |
Vrsta | kremno |
Embalaža | lonček |
Pa poglejmo najprej ukazne gumbe:
Dodaj lastnost - lastnosti morajo biti pri podobnih artiklih podobne in če želimo, da aplikacija in spletna trgovina delujeta po svojih najboljših zmožnosti, tudi enake, zato je zelo pomembno, da se isto lastnost vedno imenuje enako.
Primer: VELIKOST ni enako kot VELIKOSTI, Velikost, Velikostjo
Prav zato se lastnosti navadno določi že ob določitvi kategorij. Na tem mestu pa jih s pomočjo filtriranja po spiskih poiščemo in izberemo s klikom levega gumba miške. Ko je izpiše v polje poleg nje vpišemo vrednost. Tudi te so izredno pomembne pri filtriranju.
Dodaj lastnosti značilne za to kategorijo - artikle razdelimo na smiselne celote - kategorije - ki imajo skupne lastnosti. Te lastnosti lahko določimo že na sami kategoriji in cel spisek lastnosti se s klikom na ta gumb skopira na artikel. Mi moramo samo vpisati prave vrednosti, ki ločijo en artikel od drugega. V kolikor smo artikel dodali v dve kategoriji se dodajo lastnosti, ki so značilne za obe kategoriji. Glej tudi Kategorije.
Kopiraj lastnosti iz drugega artikla - s klikom na to ikono se nam odpre izbirnik artiklov, ki so že vpisani v aplikaciji. Če imamo že podoben artikel in lahko uporabimo iste ali podobne lastnosti in vrednosti, na tem mestu enostavno s filtriranjem po spiskih poiščemo želeni artikel in ga s klikom miške izberemo. Lastnosti in vrednosti izbranega artikla se tako prekopirajo tudi na artikel, ki ga trenutno urejamo. Za malenkostne popravke enostavno popravimo vrednosti.
Odstrani vse lastnosti - klik na to ikono nam vse lastnosti izbriše, a brez skrbi, saj se, kot navadno, tudi tokat aplikacija prepriča, da ikone nismo kliknili po pomoti in s pojavnim oknom zahteva potrditev.
Vsako lastnost posebej pa lahko izbrišemo s klikom na ikono za izbris.
Obstajajo lastnosti, ki so nekoliko drugačne od ostalih. Ker imajo posebne značilnosti se jih določa glede na potrebe trgovine, a za primer bomo navedli lastnost BARVA.Kot vrednost tej lastnosti napišemo različne barve in jih ločimo z vejicami.
Lastnost | Vrednost |
BARVA | bela, rumena, rdeča, modra, črna |
In kaj dela to lastnost tako posebno?
Na spletni strani se bo pojavila ob izdelku kot možnost izbire. Kupec bo lahko, še preden bo dodal artikel v košarico, izbral še eno izmed naštetih barv. Tako nam ni potrebno vnašati več enakih artiklov z različnimi barvami, pač pa samo enega, ki mu določimo celo barvno paleto. To nam skrajša vnos artiklov, a potrebno je paziti, saj to ni dobra rešitev, če imajo artikli z barvo tudi različno ceno, oziroma če potrebujemo natančno zalogo artiklov glede na barvo.
Že samo ime pove, da na to mesto dodamo povezane artikle - to so artikli, ki jih našim kupcem lahko ponudimo poleg artikla, ki ga vpisujemo. Število povezanih artiklov ni omejeno, olajša pa marsikatero zadrego kupca, ko kupi izdelek, ki navadno potrebuje potrebuje dokup dodatne opreme.
Za primer lahko vzamemo tiskalnik in pripadajoč toner. Na ta način kupcu ni potrebno gledat specifikacij, pač pa pravi izdelek preprosto najde tam, kjer ga potrebuje. So pa povezani artikli tudi dobra promocija za dodatke, ki ti ob nakupu pač ne pridejo na misel, bi pa jih kupil, če bi bile pri roki.
Kot smo že vajeni imamo na voljo tri ukazne gumbe:
Dodaj pripadajoči artikel - klik na to ikono nam odpre novo okno v katerem, s pomočjo filtriranja, poiščemo ustrezen artikel in ga s klikom izberemo. Artikli se na strani pojavijo po enakem vrstnem redu, kot so v aplikaciji. V kolikor želimo katerega izmed artiklov izpostaviti, ga v aplikaciji z miško prestavimo na višje mesto in shranimo.
Kopiraj pripadajoče artikle iz drugega artikla - s klikom na to ikono se nam odpre izbirnik artiklov, ki so že vpisani v aplikaciji. Če imamo že vpisan podoben artikel z enakimi pripadajočimi artikli, na tem mestu enostavno, s filtriranjem po spiskih, poiščemo želeni artikel in ga s klikom miške izberemo.
Odstrani vse povezane artikle - klik na to ikono nam vse dodane povezane artikle izbriše, a se aplikacija tudi tokat prepriča, da ikone nismo kliknili po pomoti in s pojavnim oknom zahteva potrditev.
Vsak povezan artikel posebej pa lahko izbrišemo s klikom na ikono za izbris.
V spletnih trgovinah navadno prodajamo artikle, a večkrat se zgodi, da poleg artiklov ponudimo tudi različne storitve. Te storitve so vedno vezane na posamezen artikel in lahko v določenih primerih celo spremenijo značilnosti – davek na dodano vrednost – artikla na katerega smo storitev povezali. Govorimo seveda o storitvi »montaža«, ki ima sama nižji ddv (9,5%) in če stranka poleg nekega aparata naroči montažo, ji le ta zniža ceno artikla za razliko med višjim in nižjim davkom.
Storitve se prikažejo v spletni trgovini ob artiklu in stranka jih lahko izbere s preprostim klikom. Ko stranka doda artikel v košarico, se poleg prenese še storitev. V kolikor stranka izbere storitev, ki spremeni ddv artikla, se cena le tega spremeni že v košarici.
Storitve dodamo na artikel s pomočjo urejevalnika v pojavnem oknu, ki ga odpre gumb »Poveži storitve na artikel«.
Če želimo na osnovi artikla na katerem se nahajamo narediti komplet lahko to naredimo s klikom na gumb »Dodaj komplet na artikel«. Odpre se nam pojavno okno, ki nam ponudi možnost izbire več artiklov, ki bi jih želeli vključiti v ta komplet. Na osnovi izbranih artiklov se nam izračunajo cene s popusti, ki jih lahko seveda poljubno uredimo – kreira pa se nam tudi skupna slika vseh vključenih artiklov. Ti kompleti, ki jih lahko seveda poljubno sestavljamo, se potem, ko jih stranka kupi v spletni trgovini, s preprostim klikom na dodatni ukazni gumb na listini »Razbij komplete« spet razdelijo na posamezne artikle, z ustreznimi popravki cen, ter tako poskrbijo za pravilno razknjiževanje zaloge.
Več o urejanju pa si lahko pogledate na navodilih za urejanje kompletov.
Utež za sortiranje - artikli se na strani razvrstijo po abecedi, če pa bi želeli imeti nadzor nad spiski, pa lahko uporabimo to polje. Višja kot je številka, višje na spisku se prikazuje. Te seveda lahko dodajamo in spreminjamo poljubno, a kot namig za lažje upravljanje, je najlažje in pregledno, če se za to uporablja datum, ko smo artikel dodali, oziroma, ko smo ga želeli izpostaviti. Najnovejši datum bo vedno na vrhu (20120117, 20120207...).
Utež povezani - ravno tako, kot pri samem spisku, lahko artiklu dodelimo višjo pozicijo tam, kjer je vključen kot povezani artikel. Višja kot je številka bolj visoko med povezanimi artikli se bo prikazoval. Tudi tu si lahko pomagamo z datumi.
Garancija - garancijo izberemo iz spiska garancij, ki se nam odpre s klikom na izbirnik poleg polja. To polje se izpiše tudi poleg opisa artikla na strani. V kolikor želene dolžine ni v izbirniku, jo je potrebno dodati v šifrant. To navadno naredi skrbnik aplikacije.
Predvidena dobava - tudi to polje se prikazuje v spletni trgovini poleg opisa artikla. V aplikaciji se določi splošna vrednost, ki se izpisuje na strani, v kolikor podatek ni podan. Če pa v to polje vpišemo karkoli, se bo to tudi izpisalo na strani.
V tem sklopu najdemo vse informacije o zalogi, ki jo imamo v naši trgovini.
Zaloga - v tem polju se izpiše število enot artikla, ki jih imamo na zalogi. Zaloga se poveča, ko artikle prevzamemo s tem namenjenimi knjiženimi listinami (prevzemnice, nabavni računi...).
Komisijska zaloga - je število enot artikla, ki smo jih dali našemu veleprodajalcu na komisijo - zavede se s knjiženo oddajnico.
*Min. količina - V trgovini je včasih potrebno paziti, da imamo dovolj zaloge in v to polje vpišemo najmanjšo količino enot artikla, ki ga moramo imeti na zalogi.
*Max. količina - Sem vpišemo največje količino enot, ki jo imamo lahko na zalogi.
* ob vpisu minimalne in maksimalne zaloge lahko uporabimo avtomatizem naročanja, ki preverja vpise teh dveh polj in na podlagi tega prilagaja naročila. Glej "Poročilo za naročanje".
Sklop veleprodaje je namenjen uravnavanju cen za morebitni b2b.
Prenesi ceno iz prodajne cene (PC) - s klikom na ikono pole tega polja se cena, ki smo jo vpisali pod prodajno ceno prenese tudi v polja za veleprodajno ceno - gre za prodajno ceno brez davka na dodano vrednost. S tem smo tudi določili ceno, ki se prikazuje v b2b trgovini.
VPC - je cena brez davka, ki je namenjena vsem našim veleprodajalcem. Polje se lahko napolni s pomočjo zgornjega gumba iz prodajne cene, lahko pa ga vpišemo sami. V b2b trgovini se pojavi vpc cena z odštetim akcijskim popustom in davkom.
Akcijski popust - v kolikor smo skopirali veleprodajno ceno iz prodajne cene, se poleg skopira tudi akcijski popust, ki ga imamo določenega pri prodajni ceni. Če popravimo vpc ceno, se znesek akcijskega popusta ustrezno popravi, medtem ko procent ostane isti. V kolikor pa popravimo eno vrednost akcijskega popusta, se druga prilagodi.
VPC marža - Ta znesek je razlika med nabavno in vpc ceno brez davka, poleg pa je ta znesek ponazorjen še s procenti. V kolikor pa fizično vpišemo manjši znesek se ustrezno poveča akcijski popust, ki zniža končno vpc ceno. Ta znesek se ne pojavlja na spletni strani.
Veleprodajni popust na stranko - vpc cena je namenjena vse našim veleprodajalcem brez izjeme. V kolikor pa želimo naše prodajalce nagraditi z večjim popustom, pa s klikom na izbirnik poleg tega polja odpremo novo okno, kjer lahko za vsakega posameznega kupca v naši b2b trgovini, določimo drugačen popust. V kolikor je vpc cena nižja kot pa popust pripisan posamezni stranki, se v b2b trgovini vedno prikaže nižja vpc cena.
S klikom na gumb poleg polja se odpre novo okno, kjer imamo tabelo, veleprodajnih cen in popustov po strankah. S klikom na gumb “Dodaj popust„ se nam odpre izbirnik vseh poslovnih stikov - s pomočjo filtriranja po spisku poiščemo ustreznega in ga s klikom dodamo na seznam. V tabeli nato vpišemo zneske (brez ddv) oziroma procente popusta. Imamo pa tudi možnost, da je cena v primeru nakupa preko b2b trgovine drugačna, kot pa bi jo imela stranka, če bi artikle naročila recimo preko telefona. V tem primeru imamo poleg tudi polja za WEB popust, ki se ravno tako določajo bodisi s ceno ali pa procentom popusta.
Na tak način lahko vsakemu izmed naših veleprodajalcev damo drugačen popust.
Aplikacija omogoča tudi vodenje količinske zaloge za artikle, ki se uporabljajo v proizvodnji za sestavljanje artikla, ki je naš končni produkt. V tem primeru z recepturo pridemo do sestavnih delov končnega artikla. Če zadevo še malce zakompliciramo, lahko naredimo več artiklov, ki so polizdelki in jih združimo potem v končen izdelek. Kar je najlepše pri tem pa je to, da nam ni potrebno na delovne naloge vpisovati vseh stotih manjših artiklov, ki smo jih potrebovali za sestavo našega končnega produkta. Z samo izdelavo delovnega naloga, ki smo ga izvršili (sknjižili) se nam zaloga teh artiklov zmanjša za ustrezno količino, zaloga enega sestavljenega artikla pa poveča za en sestavljen kos. Da pa aplikacija pri izdelavi delovnega naloga ve, katere artikle potrebujemo, pa jih vpišemo na tem mestu.
Kot je že v navadi nam klik na gumb “Dodaj recepturo k artiklu„ odpre novo pojavno okno.
Najprej vpišemo ime recepture, ki jo želimo vnesti. Za isti izdelek lahko včasih uporabimo različne izdelke - recimo zamenjamo proizvajalca enega izmed delov in tako se zamenja tudi receptura - zato imamo možnost, da k enemu artiklu dodamo več receptur, v kolikor jih smiselno poimenujemo pa jih med seboj lahko tudi na prvi pogled ločimo. Vedno pa je le ena privzeta receptura, kar pomeni, da jo aplikacija upošteva na listinah delovnega in proizvodnega naloga.
Privzeto recepturo označimo s kljukico ob polju “Privzeta receptura„.
Ko vpišemo ime moramo formo shraniti in s tem smo si omogočili dodajanje artiklov, ki sestavljajo artikel, ki ga urejamo. Ob shranitvi se nam pojavi vrstica, kjer najprej izberemo tip. Ne smemo namreč pozabiti, da je v izdelavo artikla lahko vključena tudi storitev, ki jo lahko primerno ovrednotimo. S tem dobimo tudi dejansko ceno našega sestavljenega artikla. Ko izberemo tip, lahko na polju ID z dvoklikom odpremo izbirnik artiklov oziroma storitev, kjer s pomočjo filtriranja izberemo ustreznega. Na koncu pa vpišemo še količino enot izdelka, ki so potrebne, da lahko naš končni izdelek sestavimo. Novo vrstico za nov izdelek naredimo tako, da na enem od polj s kurzorsko tipko kliknemo navzdol. Ko smo z vnesenimi artikli in storitvami končali recepturo shranimo in okno zapremo. Tako pripravljeno recepturo lahko vedno popravimo - s klikom na ikono svinčnika poleg imena se nam odpre ista forma, ki jo preprosto spremenimo. S križcem, ki se nahaja poleg imena recepture pa jo lahko tudi izbrišemo.
Recepturo lahko dodamo tudi preko delovnega naloga
Dodatni ukazi in kvalifikatorji, ki jih najdemo na desni strani vnosne forme artikla, so res malce umaknjeni a za delovanje trgovine neobhodno potrebni. Začnimo pri dodatnih ukazih.
Nekateri izmed ukazov nam olajšajo delo z aplikacijo, drugi nam ponudijo pomembne informacije, tretji pa izvedejo tako ali drugačno nalogo, odvisno pač na kateri izmed form si. Pa si poglejmo dodatne ukaze pri artiklih.
Dodaj nov artikel in mu kopiraj podatke s trenutnega artikla - če kliknemo na ta gumb se zgodi ravno to kar nam gumb sporoča. Nov artikel je enak staremu, le da mu aplikacija sama določi nov ID artikla, ki seveda ne sme biti enako staremu. Tega preprosto prepišemo z želenim in shranimo. To nam pride ša kako prav, ko imamo enake artikle, ki se razlikujejo le po malenkostih, kot so barva, dimenzije...
Pokaži dogodke artikla - vsak artikel ima v aplikaciji neko zgodovino, ki se nikoli ne izgubi. Ob izberi tega gumba se nam odpre okno, kjer na začetku lahko vidimo v katerih skladiščih se artikel nahaja, če je seveda na zalogi. Vidimo tudi kolikšna je njegova količinska in neto zaloga, ter stroške zaloge.
Vsako posamezno skladišče lahko izberemo s klikom in tako pridemo do podrobnosti vseh dogodkov, ki so se na tem artiklu zgodili. Kot dogodke seveda mislimo vse listine, ki so vezane na ta artikel, in količina artikla, ki je bila s to listino bodisi prevzeta ali pa prodana oziroma oddana.
Vsako od listin lahko tudi pregledamo - klik nanjo nam jo odpre v novem oknu.
* kot skladišče na tem mestu velja skladišče, ki je lahko virtualno ali pa čisto pravo fizično skladišče, kamor smo ob prevzemu artikel knjižili.
Dobavitelji artikla - dobaviteljev istega artikla je lahko seveda več, vsak pa nam lahko nudi drugačne pogoje odkupa. Dobavitelja z najboljšimi pogoji izberemo kot "primarnega", na to mesto pa dodamo vse ostale s ključnimi informacijami, ki jih potrebujemo ob naročanju - šifro dobavitelja, nabavno ceno, popust, ki nam ga dobavitelj nudi in dobavni rok.
Kreiraj nov LOT artikel – ta ukazni gumb se pojavi samo na artiklih, ki so označeni s kvalifikatorjem »Nosilni LOT artikel«. S klikom nanj kreiramo artikel, ki je identičen nosilnemu LOT artiklu – edina razlika je, da se v id artikla doda številka. Vsa polja seveda lahko poljubno spremenimo – razen polja Nosilni artikel, kjer ostane povezava na artikel iz katerega smo ta lot artikel kreirali. Ob kreiranju se na novem artiklu avtomatično označi kvalifikator »LOT artikel«. Lot artikle se kreira tudi na samih nabavnih listinah (račun in prevzemnica). Glej LOT artikle.
Predelaj v raztresen artikel – V kolikor se artikel ne prodaja oziroma porablja tako, da bi potreboval svoje serijsko številko, ga označimo kot »Raztresen artikel«. Na tem mestu lahko govorimo o artiklih, ki se v proizvodnji porabljajo po skoraj zanemarljivih vrednostih pa tudi o tistih, za katere je sledenje po serijskih številkah brezpredmetno. Ta ukaz avtomatično označi kvalifikator "Raztreseni artikel".
Pozor – artikla, ki smo ga označili kot raztresenega no moremo več »odznačiti«.
Tiskaj nalepke (A4) – ukaz nam odpre pojavno okno, kjer je na voljo nekaj različnih predlog glede na najpogostejše oznake nalepk. Na nalepke se natisne šifra, ime artikla in cena artikla. Ti izpisi se lahko nastavljajo glede na naše potrebe.
Vpiši število praznih nalepk - v kolikor imam na poli nalepk že nekaj natisnjenih ali porabljenih nalepk, lahko njihovo število vpišemo v to polje. Aplikacija bo poskrbela, da se bo izpis začel šele na prvi prosti nalepki.
Vpiši število nalepk – vpišemo število želenih natisov nalepk z informacijami artikla, na katerem se nahajamo.
Predloga za tiskanje – glede na prostor, ki je omogočen za tiskanje imamo različne postavitve izpisanih polj. Nekatera, zelo strnjena, pašejo tudi na več različnih nalepk.
Vrsta nalepk – na voljo imamo nekaj različnih formatov nalepk, ki se lahko glede na potrebe tudi dopolnijo.
Potrditev »Natisni nalepke« nam v novem oknu odpre predlogo za tiskanje z vsemi nastavljenimi parametri. Preden natisnemo izpis na polo nalepk se moramo prepričati, da nastavitev tiskanja »Prilagodi strani« NI nastavljena.
Vključi prisilni FIFO / Izključi prisilni FIFO - nam označi ali odznači lastnost Forced FIFO.
Vključi deljenje med POSi / Izključi deljenje med POSi - nam označi ali odznači lastnost Deli med skladišči.
Pozor - V kolikor lastnosti NI - se upošteva splošna nastavitev "Deljenje artiklov med proizvodnimi skladišči"
Tiskaj nalepko na POS - odpre se pojavno okno, kjer lahko določimo število ter tip nalepk, ter izberemo na katerem POS tiskalniku naj se natisnejo. Tipi nalepk in informacije, ki se natisnejo na njih so lahko različne, zato se ta del vedno pripravi po vaših željah.
Kvalifikatorji nam omogočajo, da aplikaciji povemo, kaj želimo, da se z njim lahko dela, kje naj se prikazuje, ali se sme prodajati oziroma kupovati, izvažati na druge portale...
Pri večjezičnosti oziroma pri vklopljenih geolokacijah morajo biti kvalifikatorji označeni za vsakega od geolociranih artiklov posebej sej gre lahko za artikel z drugačnimi lastnostmi, ki so prilagojene določeni državi v katero artikel prodajamo. Tipičen primer so recimo vtičnice ali napetosti.
Ob kliku na menijski gumb “Opravila„, se nam prikaže levi meni z vsemi tipi opravil, ki jih ima naša aplikacija. Tipe lahko odpiramo tudi sami, oziroma to naredi pooblaščena oseba v podjetju - administrator.
Glej Nastavitve => Nastavitve APP => Tipi opravil
Ob izbiri želenega tipa nas prestavi na spisek že obstoječih opravil tega tipa. Kot smo že vajeni, je na desni strani ikona za dodajanje novega opravila.
Glej tudi “Spiski„ in Statusi opravil
Forme opravil se prilagajajo glede na potrebe posameznega podjetja, zato vas naj ne skrbi, če jih je na tem mestu opisanih več, kot jih vidite.
Opravilo odprl/a - ob kreiranju novega opravila se to polje izpolni z našimi podatki - imenom in priimkom ter dnevom in uro, ko smo to opravilo odprli. Iz našega stališča gre za trenutni datum in uro.
Poleg imena kreatorja sta tudi dve ikoni.
Pošlji sporočilo kreatorju - v kolikor nam je bilo opravilo delegirano, lahko s to ikono obvestimo kreatorja opravila o našem napredku oziroma o zaključku naloge. Odpre se nam pojavno okence v katerem so že izpisane določene informacije iz trenutnega opravila.
Zadeva - je naziv opravila
Vsebina sporočila - sem pa se vpiše vsebina obeh polji z opisom - opis in dodatni opis.
Opis - navadno vpiše kreator in ga odgovorna oseba nima pravice spreminjati, če seveda ne gre za isto osebo.
Dodaten opis - vpis, ki ga doda lahko odgovorna oseba tega opravila.
Pod vsebino seveda lahko po želji vpišemo tudi dodatno besedilo.
Sporočilo lahko s kljukico označimo kot “nujno„ - to pomeni, da bo prejemniku sporočila aplikacija takoj ob prijavi odprla okno s sporočili. V primeru, da je v času pošiljanja nujnega sporočila prejemnik že prijavljen v aplikacijo, se okno sporočila takoj odpre in s tem opozori prejemnika na nujnost le-tega.
Poleg okna za vsebino sporočilo se nahaja ikona, ki nam omogoča, da v sporočilo dodamo v naprej pripravljen tekst, ki smo ga dodali pod nastavitvami.
Glej Nastavitve => Nastavitve listin => Predpripravljeni teksti
Dodeli opomnik kreatorju - namen opomnikov je, da se v prihodnosti opozorimo na določeno nalogo, ki jo moramo opraviti, enako seveda lahko opozorimo tudi drugega uporabnika - v tem primeru kreatorja opravila.
Nadrejeno opravilo* - v kolikor ima opravilo, ki ga vpisujemo tudi svoje nadopravilo, ga na tem mestu izberemo s pomočjo ikone “Izbirnika„. Odpre se nam seznam vseh opravil, ne glede na tip, kjer s pomočjo filtriranja poiščemo in s klikom izberemo želeno opravilo.
Ko izberemo nadopravilo se pojavita še dve ikoni:
prikaži nadrejeno opravilo - s klikom na prvo ikono nas aplikacija prestavi na izbrano nadopravilo.
izprazni polje nadrejenega opravila - klik na to ikono izbrano nadrejeno opravilo izbriše.
Naziv opravila - v to polje vpišemo kratek naslov naloge, ki jo kreiramo. Ta vpis se lahko prikazuje tudi v spiskih, zato je dobro, da vsebuje vsaj osnovne informacije o nalogi, nikakor pa ne njenega opisa - za to je namenjeno drugo polje.
Tip opravila - to polje je že izpolnjeno, če smo opravilo kreirali iz spiska določenega tipa. Lahko pa tip opravila kasneje tudi spreminjamo.
Poslovni stik* - opravila, ki jih izvajamo, so navadno vezana na določen poslovni stik, pa naj gre to za naše podjetje ali pa za zunanjega naročnika. S pomočjo ikone za izbiranje, se nam odpre spisek vseh poslovnih stikov, ki so vpisani v našo aplikacijo. Med njimi pa potem izberemo tistega, za katerega to nalogo opravljamo. Kasneje se glede na te vpise lahko znotraj aplikacije izpiše poročilo vseh opravil, ki so bila vezana na določen poslovni stik.
Ko izberemo poslovni stik se pojavita še dve ikoni:
prikaži poslovni stik - s klikom na prvo ikono nas aplikacija prestavi na izbran poslovni stik.
izprazni polje poslovnega stika - ikona rdečega križca pa nam polje izprazni.
Kontaktna oseba* - v primeru, da nam nalogo naloži specifična oseba znotraj navedenega podjetja, jo na tem mestu izberemo - če je seveda vpisana v aplikacijo.
Ob izberi se nam pojavi več ikon:
prikaži kontakt - klik nas prestavi na izbrano kontaktno osebo;
izprazni polje kontakta - ikona nam izbriše izbrano kontaktno osebo;
pošlji sporočilo - klik na to ikono, nam odpre formo za pošiljanje sporočila kontaktni osebi, ki je izbrana;
pošlji sms - klik na to ikono, nam odpre formo za pošiljanje sms sporočila kontaktni osebi, ki je izbrana;
Lokacija - v kolikor je za nalogo in kasnejše analize opravil pomembno, lahko vpišemo tudi lokacijo, kjer se bo naloga izvajala.
Vrednost - vsako izmed opravil ima lahko svojo vrednost, ki jo vpišemo v to polje. Pri izpisu poročil vseh opravil na ta način lahko hitro vidimo, koliko je bilo vredno delo v določenem času, znotraj enega projekta, enega ali skupine zaposlenih.
Opravljeno - opravilo je lahko tudi tako, da se nam razvleče na več dni - za informiranje drugih, ki bi bili lahko udeleženi v fazah pred, med in za opravilom, lahko tudi beležimo naš napredek. V pojavnem oknu, ki se odpre, ko kliknemo na ikono "sprememba opravljenosti" poleg polja, vpišemo procente opravljenosti in kratek komentar, ki bo poročal o stanju. Tako kratko "poročilo" lahko oddamo večkrat - vse do 100% opravljenega opravila.
Storitev - včasih imamo naloge, ki so vezane na določene storitve, ki jih kasneje lahko tudi obračunamo strankam. Tu s pomočjo izbirnika poiščemo ustrezno storitev.
Odgovorna oseba* - je oseba, ki je zadolžena za dejansko izvedbo naloge. Če sami kreiramo opravilo se ob shranitvi, v kolikor nismo izbrali drugega kontakta, avtomatično doda naše ime. Seveda lahko sebe tudi kasneje izbrišemo in dodamo drugo osebo, če nam funkcija v podjetju to dovoljuje.
Opravila brez odgovorne osebe ne moremo shraniti. Edina možnost, da se opravilo shrani brez odgovorne osebe je, da je določen vsaj en izvajalec, ki lahko kasneje sam prevzame odgovornost za to nalogo. V primeru, ko smo določili enega ali več izvajalcev in smo izbrisali odgovorno osebo, se opravilo prikaže vsem izbranim izvajalcem v njihovem koledarju med opravili brez odgovorne osebe. Vsaka izmed teh oseb lahko potem opravilo “prevzame„ kot odgovorna oseba. Če je izvajalcev več lahko prevzamemo opravilo na dva načina s pomočjo dveh ikon, ki se ob takih primerih pojavijo ob polju “odgovorna oseba„.
Prevzemi opravilo - je prva ikona, pri katerih eden izmed izvajalce opravil, opravilo prevzame tako, da on postane odgovorna oseba, istočasno pa se vsi drugi izvajalci pobrišejo in na tak način tega opravila več ne vidijo med svojimi opravili.
Prevzemi opravilo s soizvajalci - klik na drugo ikono, nas postavi za odgovorno osebo, a ostalih izvajalcev, ki so bili poleg nas določeni na tem opravilu ne izbriše, kar pomeni, da le-ti še vedno vidijo to opravilo med svojimi.
Opis - polje opisa je namenjen kratkemu opisu naloge, ki smo jo opravili oziroma, v primeru, da smo nalogo delegirali drugi osebi, na to mesto vpišemo kratka pojasnila, kaj želimo, da ta oseba naredi. Polje lahko spremeni le kreator opravila.
Dodaten opis - v kolikor nam je bila naloga delegirana, opisa ne moremo spreminjati - zato svoje opombe in sporočila kreatorju tega opravila vpišemo v to polje za dodaten opis.
*Pri poljih, ki jih izberemo s pomočjo izbirnika in se vežejo na druge podatke, ki so vpisani znotraj naše aplikacije, imamo možnost, da se opisi polj povežejo na izbrani podatek. Tako nas klik na opis polja prestavi na izbrani podatek. Vsak uporabnik si to lahko nastavi sam na strani Moje nastavitve => Splošne nastavitve => LinkNaLookupTekst (on-vključen).
Načrtovanje opravila je tako obširno in pomembno, da zasluži svoje poglavje. Vsa naša uspešnost je navadno odvisna od ustreznega načrtovanja našega časa in s tem naših nalog. Na tem mestu načrtujemo, določamo roke in organiziramo naš delovnik.
V kolikor ni vpisanih rokov oziroma datumov začetka in konca na opravilu, se ta izpiše v koledarju na desni strani - med neopredeljenimi opravili. Glej tudi Koledar.
Obenem pa se naloga brez vpisanih datumov pojavi tudi na strani za razporejanje opravil, v kolikor ima določen vsaj predviden čas, ki ga bo naloga vzela. Glej poglavje Razporejanje opravil.
Načrtovan začetek in načrtovan zaključek - v kolikor smo določili samo načrtovan začetek trajanja se nam opravilo pojavi med neopredeljenimi opravili. Če je načrtovan začetek že pretekel, se nam ob nalogi pri neopredeljenih opravilih prikaže rdeča ikona, ki nam pove, da smo datum prekoračili. Z načrtovanim začetkom in koncem trajanja, pa se nam opravilo izriše na koledarju. To opravilo lahko na koledarju poljubno premikamo, mu skrajšujemo oziroma podaljšujemo rezerviran čas vse dokler ga dejansko ne zaključimo.
Čas načrtovanega trajanja - informativno polje služi le temu, da prikaže koliko časa smo skupaj namenili za izvedbo opravila.
Rok za dokončanje - opravila so velikokrat vezana na določen rok, do katerega mora biti naloga opravljena. V kolikor smo nalogo delegirali in dodali rok, do katerega mora biti opravljena, se poleg polja pojavi nova ikona
Zahtevaj potrditev sprejema - ta odgovorni osebi desno pod naslovno vrstico opravila prikaže gumb za potrditev sprejema. Odgovorna oseba, ko pogleda opravilo s tem gumbom potrdi, da si je opravilo ogledala. Kreator opravila pa to vidi kot novo ikono ob neopredeljenem opravilu.
Začetek izvajanja in zaključek - najbrž ni potrebno posebej poudarjati, da gre za polja, ker označimo dejanski začetek in konec izvajanja opravila. Ta datumski in časovni interval se izriše tudi na koledarju, če ni s kvalifikatorjem drugače določeno.
V kolikor imamo pri opravilu že vpisan načrtovan začetek in konec opravila in je ta enak dejanskemu, lahko z ikono Kopiraj načrtovan čas enostavno skopiramo načrtovan čas v polja dejanskega začetka in zaključka opravila in ga s tem zaključimo.
Občasno pa moramo zaključiti opravilo, ki mu ne moremo določiti čas trajanja na tak način. Recimo, da gre za nadopravilo, pod katerim je bilo več podopravil, ki smo jih že zaključili in na ta način zaključili tudi glavno nalogo. Če želimo izvedeti koliko časa smo porabili za določeno opravilo pregledamo vse naloge, ki so sledile iz tega opravila - medtem, ko glavna nalogo nima lastnega časa izvajanja. Da pa bi lahko nalogo zaključili in jo na ta način umaknili med opravljena opravila lahko z ikono Zaključi kot minutno opravilo to tudi naredimo.
POZOR - čas začetka izvajanja in zaključka opravila ne sme biti večji od trenutnega!
Čas dejanskega trajanja - gre za polje informativnega značaja, kjer se v urah izpiše čas trajanja opravila.
Predviden datum - določene naloge so take narave, da ni potrebno, da jih naredimo do določenega datuma, so pa tako pomembne, da bi bilo dobro, da jih naredimo čimprej. S tem datum si jih damo v koledar razporejenih opravil (glej Razporejanje opravil), kjer aplikacija sama poskrbi, da se opravilo vsakodnevno pojavlja med opravili.
Predviden čas - za vsako nalogo lahko ocenimo vsaj približen čas, ki bo porabljen zanjo in tega vpišemo v to polje. Če želim opravilo dodati med vsa opravila med nerazporejenimi opravili, je to polje obvezno.
glej - Razporejanje opravil
Barve - te služijo le zaradi lažjega pregleda opravljenih nalog na samem koledarju. Če določen tip opravil vedno obarvamo enako, se na koledarju že na prvi pogled vidi, koliko časa je šlo za določen tip opravil.
Glej tudi Statusi opravil
Izvajalci opravila so lahko vsi kontakti, ki aplikacijo uporabljajo in lahko določeno nalogo v celoti ali pa vsaj delno opravijo.
Izvajalec je lahko en, lahko pa gre za celo skupino ljudi, ki morajo sodelovati, da se opravilo uspešno zaključi - recimo na sestankih.
V primeru, da je v podjetju več ljudi, ki bi lahko naredilo dano nalogo po sistemu, kdor prej uspe, lahko na to mesto dodamo več izvajalcev in višje v opravilu ne določimo odgovorne osebe. Tako prvi izmed izvajalcev, ki bo imel čas opraviti nalogo, opravilo prevzame kot odgovorna oseba (glej odgovorna oseba) in s tem ostalim izvajalcem to možnost vzame.
Izvajalce izberemo s pomočjo prve ikone “Dodaj izvajalca„, kjer z miško v seznamu kontaktnih oseb s klikom označimo vse želene izvajalce. Izbrani izvajalci v seznamu postanejo sivi. Če označen kontakt ponovno kliknemo z miško, ga iz seznama odstranimo.
Da si prihranimo čas lahko izberemo tudi skupino izvajalcev. S klikom na ikono “Dodaj skupino izvajalcev„ se nam odpre spisek poslovnih stikov. Ko izberemo želen poslovni stik se nam med izvajalce dodajo vsi kontakti, ki so dodani k določenem poslovnem stiku.
Za izbris vseh kontaktnih oseb na enkrat pa izberemo ikono v ukazni vrstici “Izbriši vse izvajalce„.
Če želimo izbrisati katerega le enega izmed že izbranih kontaktov pa v vrstici želenega kontakta preprosto kliknemo na ikono za izbris “Odstrani kontaktno osebo„.
Četrta ikona po vrsti pa omogoča, da vsem izbranim kontaktom naenkrat pošljemo sporočilo. Klik na ikono “Pošlji sporočilo vsem izvajalcem„ nam odpre novo pojavno okno.
Zadeva - to polje se avtomatično napolni z nazivom opravila na katerem se nahajamo.
Vsebina sporočila - v kolikor smo vpisali opis in/ali dodaten opis opravila, se le to vpiše v to polje. Če nismo je polje prazno. V vsakem primeru pa lahko v polja vpišemo karkoli želimo, pri čemer lahko samo dopišemo ali pa nadomestimo že naloženo vsebino.
Izberi predpripravljeno besedilo - v kolikor se določeno besedilo za elektronska sporočila večkrat ponavlja, ga lahko vpišemo enkrat in ga nato s pomočjo ikone na desni strani okna za vsebino sporočila, s pomočjo te ikone izberemo izmed vseh pripravljenih vsebin za elektronska sporočila. Ta besedila dodajamo v meniju Nastavitve => Nastavitve listin => Predpripravljeni teksti.
*V kolikor izberemo vnaprej pripravljeno besedilo, se nam vsa prej izpolnjena polja nadomestijo s temi pripravljenimi vsebinami.
V sporočilo dodaj povezavo na stran - Sporočilo lahko vsebuje oziroma “kaže„ na določeno spletno stran, pa naj bo to znotraj ali zunaj te aplikacije. Sem vpišemo celoten url naslov (npr: http://www.infomaster.si) spletne strani, na katero želimo, da nas sporočilo usmeri.
Na desni strani pojavnega okna imamo na izbiro opcije:
Pošlji SMS - ki poleg elektronskega sporočila pošlje tudi sms - če imajo prejemniki to možnost seveda omogočeno.
Pozor sms je omejen na 640 znakov, če ne vsebuje posebnih znakov (č š ž …), z njimi pa na 317 znakov.
Sporočilo naj kaže na to opravilo - če izberemo to opcijo, nam aplikacija sama doda povezavo na opravilo iz katerega pošiljamo sporočilo.
Pošlji sporočilo kontaktom - spodaj so našteti vsi izbrani kontakti, ki so označeni s kljukicami v poljih poleg njihovega imena in priimka. V kolikor kljukice odstranimo, tega sporočila ne bodo prejeli.
S klikom na gumb “Pošlji sporočilo„, bo sporočilo poslano na elektronski naslov, ki je bil vpisan na kontaktni osebi, hkrati pa bo poslano tudi kot sporočilo v aplikaciji.
V kolikor smo na opravilo povezali skupino s pomočjo lastnosti PS za sinhronizacijo izvajalcev, se pojavi nova ikona, ki nam pove, da so bile narejene spremembe na kontaktih poslovnega stika, ki smo ga vključili na to opravilo kot "skupino za izvajalce". Ni pa potrebno spremljati teh sprememb, saj jih aplikacija osveži enkrat dnevno.
Opravilo v katerem smo opredeljeni kot udeleženec, lahko v svojem koledarju vidimo, ko ima le to opredeljen predviden ali pa dejanski začetek in konec, ki ga določi odgovorna oseba opravila. Lahko si ga tudi ogledamo, nimamo pa pravice, da bi ga spreminjali.
Skratka - udeleženci so vsi kontakti, ki bodo zaradi tega ali onega razloga udeleženi ob izvajanju opravila, a v njegovi predpripravi ne bodo sodelovali. Tipičen primer je predavanje. Izvajalci so predavatelji, udeleženci pa le slušatelji - oboji pa morajo imeti za to opravilo rezerviran čas.
Ukazi in funkcionalnosti so enaki kot pri Izvajalcih.
Pravico pošiljanja sporočil vsem udeležencem ima tudi vsak posamezni udeleženec tega opravila.
V kolikor smo na opravilo povezali skupino s pomočjo lastnosti PS za sinhronizacijo udeležencev, se pojavi nova ikona, ki nam pove, da so bile narejene spremembe na kontaktih poslovnega stika, ki smo ga vključili na to opravilo kot "skupino za udeležence". Ni pa potrebno spremljati teh sprememb, saj jih aplikacija osveži enkrat dnevno.
Resursi so sredstva, ki jih potrebujemo za opravljanje določenih nalog, se pa razlikujejo glede na to s čem se naše podjetje ukvarja. V podjetju s trgovskimi potniki so resursi avtomobili, v podjetju, ki se ukvarjajo z izobraževanjem pa so resursi recimo lahko učilnice. V kolikor za opravljaje naloge potrebujemo določen resurs ga na tem mestu izberemo. Na tak način ga tudi rezerviramo in vsem ostalim v podjetju povemo, da v tem času izbrano sredstvo ni več na voljo. S tem podjetje pridobiva tudi informacije o dejanski izrabi resusov, kar lahko uporabi za optimizacijo le teh.
Dodaj resurs - s pomočjo ikone izberemo potrebna sredstva in jih s tem rezerviramo za čas, ki smo ga namenili temu opravilu. V kolikor je želeni resus že zaseden nas aplikacija opozori in nam odpre koledar s prikazom zasedenosti tega resusa.
Briši vse resurse - gumb, kot poveže že ime, izbriše vse dodane resurse
glej - Resursi in Obračunavanje resursov preko opravil
Lastnosti opravila so značilnosti opravila, ki se razlikujejo glede na potrebe uporabnikov aplikacije.
Imamo pa tudi splošne lastnosti, ki se izpisujejo glede na nastavitve aplikacije (Nastavitve => Nastavitve APP => Splošne nastavitve):
Aplikacija ima možnost, da se nastavi tako, da se na desni pojavi tudi gumb z nadopravilo opravila na katerem se nahajajo. Klik nanj nas prestavi na to nadopravilo.
V kolikor jih opravilo na katerem se nahajamo ima, se tu prikaže spisek z vsemi podopravili. V naslovni pasici imamo dve ikone:
dodaj novo podopravilo - odpre nam novo formo za dodajanje opravila, ki jo nato poljubno izpolnimo. Se pa opravilo, iz katerega smo prej skreirali to novo podopravila doda v polje “Nadopravilo„.
prikaži arhivirana opravila - arhivirana opravila se v seznamih ne prikazujejo, lahko pa jih pogledamo, če kliknemo na to ikono.
briši vsa podopravila - kot nam že ime pove, ta gumb poskrbi za to, da se temu opravilu umaknejo vsa podopravila naenkrat. Podopravila se ne izbrišejo, izbriše se samo polje nadrejenega opravila.
Glej tudi Statusi opravil
Vsaka vrstica podopravila ima dve statusni in dve ukazni ikoni:
Status lastništva
kreator opravila
če imate pravice in določenega opravila ne vidite si s klikom na to ikono dodate lastniško (owner pravico na ta podatek)
Ukazni ikoni za
arhiviraj in zaključi - klik na to ikono naredi ravno to - zaključi in arhivira opravilo.
briši podopravilo - s klikom na to ikono odstranimo to podopravilo, kar ne pomeni, da se odpravilo izbriše, pač pa, da ni več gnezdeno pod to opravilo.
Pod tem naslovom najdemo vsa opravil, ki jih je potrebno dokončati, preden lahko začnemo in/ali dokončamo opravilo na katerem se nahajamo. V naslovni pasici imamo dve ikoni:
dodaj predopravilo - odpre nam novo pojavno okno, kjer med spiskom opravil poiščemo opravilo, ki ga moramo opraviti, preden se lahko lotimo opravila na katerem se nahajamo.
prikaži arhivirana opravila - arhivirana opravila se v seznamih ne prikazujejo, lahko pa jih pogledamo, če kliknemo na to ikono.
briši vsa predopravila - S klikom na ta gumb odstranimo vsa izbrana predopravila naenkrat.
Glej tudi Statusi opravil
Ukazni ikoni za
arhiviraj in zaključi - klik na to ikono naredi ravno to - zaključi in arhivira opravilo.
briši predopravilo - s klikom na to ikono odstranimo to predopravilo, kar ne pomeni, da se odpravilo izbriše, pač pa, da ni več gnezdeno pod to opravilo.
S klikom na ikono za dodajanje zaopravila se odpre nova forma, ki jo izpolniš kot vsa ostala opravila. Edina razlika je, da je opravilo, iz katerega smo to zaopravilo kreirali, postane predopravilo temu opravilu.
prikaži arhivirana opravila - arhivirana opravila se v seznamih ne prikazujejo, lahko pa jih pogledamo, če kliknemo na to ikono.
Glej tudi Statusi opravil
Ravno tako kot prioriteta nam filtriranje po spiskih olajša tudi to označevanje opravil s kombinacijo prioritete in pomembnosti. Naloge so lahko:
- nujne in pomembne
- NE nujne a pomembne
- nujne a NE pomembne
- NE nujne in NE pomembne
...in na ta način lahko naloge ustrezno razvrstimo v planer opravil.
Tudi ta polja so namenjena filtriranju med opravili, saj si s pomočjo njih lažje organiziramo svoj čas namenjen delu.
Trgovina => Storitve
Pod besedico storitve se skriva vso nematerialno poslovanje podjetja. Pod storitve seveda štejemo tako naše storitve kot tudi storitve, ki nam jih zaračunavajo naši dobavitelji, pa naj gre za delo, ali pa za obračunavanje električne energije oziroma poštnih storitev.
V aplikaciji InMaster jih uporabljamo na različnih koncih, kjer vedno poskrbijo za primerno obračunavanje na samih listinah. Z njimi ovrednotimo tako opravila, kot najem resursov. Z njimi normiramo in opredelimo proizvodnjo in ocenimo notranje ter zunanje stroške podjetja.
Kot vsak podatek znotraj aplikacije InMaster tudi tega dodamo z ukaznim gumbom za dodajanje.
Pa poglejmo, kako jih izpolniti, da bodo kar najbolje služile svojemu namenu.
Šifra – v to polje vpišemo šifro, ki kar najbolj ponazarja storitev, ki jo vpisujemo. Na listine največkrat dodajamo storitve preko polja za šifro, zato je dobro, da so te oznake take, da nam nekaj pomenijo. Z govorečimi šiframi si bomo olajšali iskanje, ko bomo storitev potrebovali.
Šifra mora biti edinstvena. V kolikor je ne dodamo jo aplikacija doda sama.
Ime – ime ali naziv šifre naj bo kratko poimenovanje storitve. To ime se bo pojavilo povsod, kamor bomo to storitev poklicali, vključno na računih in raznih poročilih, ki vključujejo tudi storitve.
Kratek opis – kratek opis vedno pomaga razumeti, čemu služi vpisana storitev. Opis se pojavi tudi na listinah, če ga prikličemo z ustreznim ukazom. Da pa je to možno, moramo storitev označiti s kvalifikatorjem "Dodatni opis".
Enota – tako kot pri artiklih imamo tudi na storitvah možnost, da opredelimo v kakšnih enotah se storitev porablja in s tem tudi obračunava. V kolikor pustimo polje prazno, se smatra, da se storitev porablja in obračunava po kosih. V kolikor želimo obračunavanje storitev po porabljenem času, izberemo enoto časovno enoto (ura, minuta) in storitev označimo s kvalifikatorjem »Časovna enota«. V kolikor tako storitev vključimo na opravilo, se bo ob avtomatskem obračunavanju opravil upošteval samo dejanski čas, ki smo ga potrebovali za opravilo.
Kategorija – storitve lahko porazdelimo v kategorije, ki se jih določi glede na potrebe in želje našega podjetja.
Garancija – tudi na storitev lahko nudimo določeno garancijo – v kolikor jo storitev ima, jo določimo v tem polju.
Lastnik – storitve znotraj podjetja lahko organiziramo tudi tako, da ima vsak izmed zaposlenih svojo storitev, ki je ustrezno ocenjena. V tem primeru, lahko brez težav avtomatično obračunamo vsako opravilo, ki ima odgovorno osebo s tako izbrano storitvijo, ne da bi pri tem morali s storitvami opremljati samo opravilo. Paziti je potrebno le, da se opravilo označi s kvalifikatorjem »Opravilo se obračuna«.
Tip opravila – storitev lahko povežemo tudi na določen tip opravila – to pomeni, da se bo storitev avtomatično dodala na vsako opravilo tega tipa (splošna opravila, osnovna, hitra opravila...). V kolikor bo opravilo označeno s kvalifikatorjem »Opravilo se obračuna« - se bo le ta tudi obračunal po ceni te storitve.
Utež za sortiranje – določene storitve se lahko pojavljajo tudi v spletni trgovini – kot povezane storitve (odvoz, dodatna garancija...). Ker je lahko povezanih storitev več, lahko na tem mestu določimo kako visoko se bo storitev pojavljala v spiskih.
Lastna / nabavna cena – cena brez davka, ki je naša nabavna cena oziroma naš strošek storitve.
Prodajna cena - cena brez davka po kateri storitev prodajamo.
Popust – procent popusta na prodajno ceno storitve.
DDV – tu določimo procent davka.
Končna cena – izračunana prodajna cena s popustom in davkom.
RvC – razlika med nabavno in prodajno ceno
Max popust – maksimalno dovoljen popust v procentih – polje je zgolj informativne narave, da oseba, ki ne določa cene, dela pa račune ve, koliko sme dati popusta na to storitev.
Informativni strošek – v kolikor imamo ob koriščenju storitve dodatne stroške, si le tega zabeležimo na tem mestu. Polje je informativne narave.
Ta del je namenjen za vse storitve, ki so vključene v proizvodnji.
Predviden čas / norma – čas, ki ga potrebujemo za izvedbo storitve v proizvodnem procesu.
Poraba časa – porabljen čas za storitev v proizvodnem procesu.
Prodana količina – skupna količina prodane storitve
Promet prodaje – neto znesek prodaje storitve
Zaslužek prodaje – neto znesek zaslužka prodaje storitve.
Nabavljena količina - skupna količina nabavljene storitve.
Promet nabave – skupen neto znesek nabavljene storitve.
V kolikor želimo popraviti ceno oziroma opis storitve za katero vemo, da jo imamo na odprtih ali ponavljajočih listinah, ni potrebno na vseh listinah fizično menjavati zneska, pač pa to lahko naredimo z naslednjima dvema ukazoma.
Popravi odprte listine – ukaz nam odpre pojavno okno s spiskom vse odprtih listin, ki vsebujejo to storitev. Klik na gumb »Popravi listine«, nam bo popravil vse ne-knjižene listine, ki vsebujejo to storitev.
Popravi ponavljajoče listine – ukaz nam odpre okno z vsemi ponavljajočimi listinami (glej periodično izdajanje listin), ki vsebujejo to storitev. Klik na gumb »Popravi listine«, nam bo popravil vse listine označene s kvalifikatorjem »Periodična«.
Akcija – vsako storitev lahko damo v akcijo tako, da na njej spremenimo procent popusta. S tem kvalifikatorjem pa akcijo označimo, da jo kasneje lažje najdemo v spiskih storitev.
Blokirano za prodajo – storitev s tem kvalifikatorjem ni mogoče prodati, saj jo ta oznaka umakne iz spiska za izbiro storitev na listinah.
Dodatni opis – storitev označena s tem kvalifikatorjem bo besedilo iz polja »Kratek opis« prenesla na vrstice listine, kjer bo poklicana taka storitev. Opis na listinah dodamo z ukaznim gumbom nad vrsticami.
Avans – pri avansu gre za posebno storitev, ki je opisana nekoliko nižje. Avansna storitev je ena in njeno aplikacijsko identifikacijsko številko številko vpišemo v splošno nastavitev »DefaultStoritevAvans«, ki jo najdemo v meniju Nastavitve => Nastavitve app => Splošne nastavitve.
Zaloga – v kolikor je storitev označena s tem kvalifikatorjem se njen znesek ob nabavi proporcionalno prišteva k nabavni vrednosti artiklov, ki so na tem računu.
Primer – kupimo dva izdelka za 10€ in dva izdelka po 20€, ob vsem skupaj pa nam zaračunajo še poštnino v znesku 25€. Znesek celotnega računa je 85€ in če bi izdelke prodali po 5€ dražji ceni od naše nabavni bi v resnici namesto zaslužka imeli 5€ izgube. Zato je včasih dobro, da se nabavna cena artikla, ne glede na dejansko dobavno ceno, prilagodi tako, da se vanjo prištejejo še vsi režijski stroški nabave. Če bi bila zgornja storitev poštnine označena s tem kvalifikatorjem bi se nabavna cena na prvem artiklu zapisala v vrednosti 16,25€, pri drugem pa 26,25€.
Pozor – nabavna cena se ne spremeni na artiklu v aplikaciji pač pa se nova nabavna cena poveže prav s tem kosom artikla in se upošteva v poročilih RvC-ja.
Normirana storitev – storitev označena s tem kvalifikatorjem je namena proizvodnim procesom
Prikaži v proizvodnji – storitev se bo prikazala na modulu proizvodnje, kjer jo lahko izberemo kot eno izmed delovnih nalog.
Časovna enota – v kolikor storitev označimo s časovno enoto in ima v enoti izbrano časovno enoto, se bo na opravilih, v kolikor bo na njih izbrana ta storitev, stranki obračunala le dejanska poraba časa na opravilu.
Neodbitni DDV – pri določenih storitvah (reprezentanci, nakup goriva, nakup avta....), se vstopni ddv ne sme odbiti. Take storitve označimo s tem kvalifikatorjem.
Ne gre v knjigo DDV – storitev se ne bo upoštevala v računovodskem modulu v knjigi DDV-ja
Za pravilno delovanje obračuna resursev potrebujemo pravilno izpolnjenje storitve, resurse in opravila.
Imeti moramo vpisano vsaj eno storitev, ki jo bomo obračunavali ob uporabi resursa.
Storitev mora:
Imeti moramo vpisan vsaj en resurs, ki ga »oddajamo« v najem.
Resurs mora imeti:
Imeti moramo vsaj eno ustrezno opremljeno opravilo.
Opravilo mora:
Na seznamu vseh opravil med dodatnimi ukazi poiščemo gumb »Obračunaj resurse«. Ob kliku na ta gumb se nam odpre pojavno okno, kjer imamo možnost, da izberemo poslovni stik, za katerega želimo, da nam aplikacija kreira račun in datum do katerega želimo, da se ti resursi obračunajo.
V kolikor sta ti dve polje prazni nam aplikacija poišče vse še ne obračunane resurse do današnjega datuma.
Aplikacija nam ob kliku na gumb »Poišči vse resurse« prikaže spisek poslovnih stikov, ki so do določenega datuma koristili resuse, ki jih do tega trenutka še nismo obračunali. Klik na poslovni stik nam prikaže vsa pravilno opremljena opravila, ki se bodo obračunala. V kolikor želimo, da se določeno opravilo/resurs ne obračuna, na koncu vrstice želenega opravila preprosto s klikom odstranimo kljukico.
Ko smo z videnim in izbranim zadovoljni, kliknemo na gumb »Obračunaj«.
Aplikacija nam je ob tem pripravila prodajne račune za vse izbrane poslovne stike. V vrsticah bo izpisano opravilo, pod njim pa resurs, ki ga obračunavamo z ustrezno količino in ceno, ki smo jo prej določili na storitvi. Podatke na računu lahko pred knjiženjem dopolnimo ali spremenim.
Partnerji => Poslovni stiki
Poslovni stiki so navadno podjetja s katerimi smo v poslovnem odnosu. V kolikor pa poslujemo s fizičnimi osebami, pa tudi te postanejo naši poslovni stiki, saj so na njih vezane finančne listine.
Po kliku na meni »POSLOVNI STIKI« v pokončnem meniju na levi strani se prikaže seznam poslovnih stikov. Vsak uporabnik vidi »svoje« poslovne stike s katerimi posluje, ne glede na to, koliko je uporabnikov aplikacije. V primeru administracijskih pravic pa lahko vidimo vse vpisane poslovne stike.
Poslovni stik izberemo s klikom nanj, če jih v seznamu preveč pa ga poiščemo tako, da v polje nad stolpcem vpišemo podatke, ki jih poznamo. (v ime / naziv bi vpisali del imena, ki ga iščete)
Če poslovni stik še ni zaveden v sistem ga dodamo tako, da obrazec izpolnimo s podatki, ki zagotovijo pravilno nadaljnje poslovanje / komunikacijo s tem poslovnim stikom.
Za hiter vnos poslovnega stika je aplikacija povezana s poslovnim registrom davčne uprave, kar omogoča samodejno predizpolnitev polj.
Način 1 – zelo natančen in hiter:
v polje davčna številka vpišemo davčno številko in kliknemo lupo na koncu polja. Polja se popolnijo s podatki, ki so javno dostopni v davčnem registru RS. V kolikor nismo vpisali vseh številk se ob kliku na lupo odpre okno, kjer lahko izberemo ustrezen poslovni stik.
Način 2 – enostaven:
v polje ime vpišemo čimvečji del ali celotno ime poslovnega stika in kliknemo lupo na koncu polja. Polja se popolnijo s podatki, ki so javno dostopni v davčnem registru RS. Če je možnih rezultatov več, se bodo ti prikazali v oknu, kjer boste lahko izbrali ustreznega.
POZOR:
Šifra poslovnega stika je vedno njegova davčna številka brez označbe SI. Na tak način se enostavno prepreči podvojevanje poslovnih stikov.
Seveda pa enakega sistema ne moremo uporabljati, če gre na drugi strani za poslovni stik, ki je fizična oseba. V tem primeru je potrebno polja izpolniti ročno, šifre pa so stvar dogovora znotraj podjetja.
Šifra – identifikacijske šifre poslovnih stikov so vedno odvisne od same politike podjetja. Včasih je ta šifra za nas pomembna in nam že sama po sebi marsikaj pove o poslovnem stiku, lahko pa gre zgolj za zaporedno številko vnosa poslovnega stika – odločitev za to pa je popolnoma naši strani. Šifro vpišemo sami, ali pa nam jo določi aplikacija. Znotraj aplikacije je možno tudi že v naprej pripraviti številsko serijo po kateri označujemo nove poslovne stike.
Davčna številka – lahko jo vpišemo in enostavno nadaljujemo z vpisovanjem drugih polj, lahko pa jo vpišemo in kliknemo lupo ob koncu polja. Polja se izpolnijo s podatki, ki so javno dostopni v davčnem registru RS. V kolikor nismo vpisali vseh številk se ob kliku na lupo odpre okno, kjer lahko izberemo ustrezen poslovni stik. Poleg slovenske baze podatkov imamo na voljo tudi bazo VIES, ki bodisi samo preveri legitimnost davčne številke pravnega subjekta EU ali pa omogoči (podobno kot slovenska verzija) vpis nekaterih podatkov direktno v aplikacijo. Kateri in koliko podatkov se prikaže pa je odvisno od posamezne države EU.
V kolikor je davčna številka najdena v iskalniku VIES nas bo aplikacija opozorila, da moramo poslovni stik označiti s kvalifikatorjem »Davčni zavezanec«. Pri iskanju po domačem davčnem registru pa nas bo aplikacija opozorila le, če je poslovni stik res davčni zavezanec.
Poleg polja se nahaja še ikona, ki kopira davčno številko v šifro.
Ime – sem vpišemo kratki naziv podjetja ali pa ime in priimek fizične osebe, v kolikor so le te naši končni kupci.
Dolgo ime – to je namenjeno dolgim nazivom pravnih subjektov.
Poslovna enota od – v primeru, da je poslovni stik poslovna enota drugega poslovnega stika, vpišemo oba poslovna stika, potem pa ju s tem poljem povežemo. *
Naslov – na to mesto vpišemo naslov poslovnega stika.
Pošta – poleg polja je gumb za izbiro pošte in poštne številke, kjer ima sedež poslovni stik. S klikom na ta gumb se nam odpre izbirnik pošt in poštnih številk, kjer želeno izberemo s klikom nanjo, če pa jih je v seznamu preveč pa jo poiščemo tako, da v polje nad stolpcem vpišemo podatke, ki jih poznamo. *
Občina – poleg polja je gumb za izbiro občine, kjer ima sedež poslovni stik. S klikom na ta gumb se nam odpre izbirnik šifranta občin, kjer želeno izberemo s klikom nanjo. V kolikor jih je v seznamu preveč jo poiščemo tako, da v polje nad stolpcem vpišemo podatke, ki jih poznamo. Zadosti je že nekaj črk. *
Regija – poleg polja je gumb za izbiro regije, kjer ima sedež poslovni stik. S klikom na ta gumb se nam odpre izbirnik šifranta regij, kjer želeno izberemo s klikom nanjo. V kolikor jih je v seznamu preveč jo poiščemo tako, da v polje nad stolpcem vpišemo podatke, ki jih poznamo. Zadosti je že nekaj črk. *
Prodajno področje – izberemo prodajno območje, kjer je poslovni stik. Prodajna področja so dodeljena v skladu z dogovorom znotraj podjetja.*
Država – tudi ob tem polju je gumb, ki nam omogoča izbiro držav iz vnaprej pripravljenega šifranta. Izberemo jo s klikom nanjo. V kolikor pa jih je v seznamu preveč jo poiščemo tako, da v polje nad stolpcem vpišemo podatke, ki jih poznamo. Navadno zadostuje že nekaj črk.* Polje je obvezno.
V kolikor se država, kjer se nahaja sedež našega podjetja razlikuje od države poslovnega stika, ki smo ga na novo vnesli v naš seznam, aplikacija novo vneseni poslovni stik sama označi, če gre za državo znotraj EU (kvalifikator EU) oziroma zunaj EU (kvalifikator Tujina). V kolikor ima poslovni stik sedež v isti državi kot naše podjetje, pa ga aplikacija ne označi z nobenim od kvalifikatorjem za določitev lokacije.
Kje se poslovni stik nahaja postane pomembno, ko zanj kreiramo listino. Glede na lokacijo znotraj oziroma zunaj EU veljajo za poslovni stik drugačni računovodski standardi, predvsem kar se tiče obračunavanja davka.
Jezik poslovanja – je navadno jezik v katerem komuniciramo s stranko. Izbirnik nam odpre šifrant, kjer s pomočjo filtriranja pridemo do želenega jezika. Jezik poslovanja se upošteva tudi pri sami izdaji listin – v kolikor imamo narejene prevode v izbrani jezik, nam vedno, ko tiskamo listino za ta poslovni stik, le to natisne v izbranem jeziku. *
Zemljepisna širina in Zemljepisna širina – sta dve polji namenjeni koordinatam sedeža poslovnega stika. Koordinate pridobimo s pomočjo klika na lupo poleg polja. Aplikacija glede na vpisane podatke (naslov, pošta in država) prikaže ustrezne koordinate. V kolikor ima aplikacija vključeno uporabo zemljevida, si lahko pozicijo poslovnega stika pogledamo tudi na pojavnem oknu, ki se odpre s klikom na ikono »Prikaži na zemljevidu«.
Gsm – Nove oblike telefonije so že skoraj popolnoma izpodrinile klasično in na to mesto vpišemo mobilno številko poslovnega stika.
Pozor – v primeru, da koristimo aplikacijo tudi za razpošiljanje kratkih sporočil (sms), bodo ta sporočila za to podjetje poslana na tu vpisano gsm številko.
Telefon – da v to polje vpišemo telefonsko številko poslovnega stika, najbrž ni potrebno poudarjati, je pa na mestu pripomba, da je zaradi lažjega iskanja (telefonska številka je tudi način iskanja v spiskih poslovnih stikov), telefonske številke vedno vpisujemo v enaki, v naprej dogovorjeni, obliki.
Dodatne tel. št. - v podjetju redko kličejo le iz enega telefona – na tem koncu dodamo vse ostale telefonske številke. Številko vpišemo v polje in jo potrdimo z gumbom »Dodaj«. V kolikor uporabljamo tudi telefonsko knjigo se številke lahko dodajajo tudi, ko povežemo neznano telefonsko številko na obstoječi poslovi stik.
Fax - izumirajoča, a še vedno ne pozabljena oblika pošiljanja informacij, zahteva svojo številko, ki jo vpišemo v to polje.
Spletna stran – v kolikor ima poslovni stik svojo spletno stran njen naslov vpišemo na to mesto.
E-naslov – naslov za trenutno najbolj popularno obliko komuniciranja vpišemo na to mesto. Ta elektronski naslov se nam vpiše kot naslov prejemnika pri pošiljanju računov iz aplikacije.
Pri poslovnem stiku, ki je nosilec aplikacije, pa se ta naslov prikaže pri pošiljanju računov, kot naslov pošiljatelja.
Pozor – v primeru, da koristimo aplikacijo tudi za razpošiljanje novic, bo novica za to podjetje poslana na tu vpisan elektronski naslov ne pa tudi na dodatne e-naslove.
Dodatni e-naslovi - na tem koncu dodajamo dodatne e-naslove, ki jih uporablja poslovni stik. Naslov vpišemo v polje in kliknemo na gumb dodaj.
Matična številka – matična številka poslovnega subjekta je tudi edinstvena številka
Kontakti – Na tem mestu povežemo kontaktne osebe s poslovnimi stiki.
S klikom na ukazni gumb se odpre okno s seznamom vseh kontaktnih oseb. Če je spisek predolg, lahko pravo kontaktno osebo najdemo tako, da v polje »Ime in priimek« vpišemo del imena ali priimka, da se seznam sfiltrira in skrajša. (glej - spiski)
Izbiro potrdimo s klikom na ime kontaktne osebe.
Enemu poslovnemu stiku lahko dodamo več kontaktnih oseb. Ti poslovni stiki se hkrati pojavijo na straneh kontaktnih oseb, tako da tudi pri kontaktni osebi lahko vidimo katerim poslovnim stikom je dodana.
Poleg izpisanega kontakta se tudi ikona za opredelitev odnosa med poslovnim stikom in kontaktom.
Podrobnosti kontakta – odpre se nam novo okno v katerem opredelimo, kako sta povezana ta kontaktna oseba in poslovni stik. Na tem mestu lahko vpišemo dodatne informacije o delovnem mestu, ki ga ima ta oseba znotraj podjetja na katerega smo jo povezali.
Poslovne enote – nam odpre izbirnik vseh ostalih poslovnih stikov. Izberemo tiste, ki so poslovne enote od podjetja, kjer se nahajamo. Na tem mestu se izpišejo vsi poslovni stiki, ki imajo v polju »Poslovna enota od« izbran poslovni stik na katerem se nahajamo. Poslovnih enot (poslovalnic) je seveda lahko več.
Bančni računi – Odpre se okence kamor vpišete podatke o bančnem računu poslovnega stika. Bančnih računov lahko dodamo tudi več.
V primeru, da uporabljamo aplikacijo tudi za knjigovodstvo oziroma računovodstvo, se pri uvozi bančnih izpiskov, le ta avtomatično poveže s podjetjem, ki ima ustrezen bančni račun in tako zapira odprte postavke.
Zamik plačila (dni) - v to polje vpišemo število dni zamika plačila, ki naj bi ga imel ta poslovi stik. Ta se bo upošteval na listinah - ko bomo skreirali listino za ta poslovni stik se bo datumu listine prištelo število vpisanih dni in datum se bo zapisal v datum zapadlosti.
* Kaj narediti, če v izbirniku ni iskanega podatka (pošte, regije, prodajnega področja, države...)?
Vsakega izmed teh podatkov je možno dodati v šifrante, ki so znotraj aplikacije. Da ne pride do zmede navadno to častno delo opravlja skrbnik aplikacije znotraj podjetja, lahko pa, če je dogovor znotraj podjetja tak, to odgovorno delo prevzamete tudi sami. V okencu izbirnika je v zgornjem levem kotu tudi ikona za dodajanje podatkov v šifrant na katerem se v tistem trenutku nahajate, ki nam to omogoča.
Pod zadnjimi dogodki se beležijo zadnji vpisi v aplikacije, ki so bili narejeni v povezavi s tem poslovnim stikov (zadnji račun, zadnja ponudba, zadnje opravilo...)
Odgovorne osebe za ta poslovni stik – Odgovorna oseba je uporabnik aplikacije, ki največ ve – je prvi kontakt v podjetju za ta poslovni stik. Pri vnosu novih poslovnih stikov je to največkrat kar oseba, ki vnaša poslovni stik.
Odprto prodaja - znesek vseh knjiženih prodajnih listin, ki še niso bila zaprta z bančnimi izpiski.
Skupno prodaja - znesek vseh knjiženih prodajnih listin.
Odprto nabava - znesek vseh knjiženih nabavnih listin, ki še niso bila zaprta z bančnimi izpiski.
Skupno nabava - znesek vseh knjiženih prodajnih listin.
Preplačila dobaviteljem - v kolikor smo plačali dobaviteljem brez ustrezne nabavne listine in smo plačilo zavedli na bančnem izpisku kot nabava brez listine ter bančni izpisek sknjižili - se v tem polju izpiše znesek tega preplačila.
Preplačila strank - v kolikor so nam stranke plačale brez ustrezne knjižene prodajne listine (recimo po predračunu) in smo plačilo zavedli na bančnem izpisku kot prodaja brez listine ter bančni izpisek sknjižili - se v tem polju izpiše znesek tega preplačila.
Zapiranje preplačil - ta ukaz je namenjen za zapiranje zgoraj omenjenih preplačil. Ko imamo v aplikaciji zabeleženo knjiženo listino, katere znesek smo predhodno zaprli s knjiženim bančnim izpiskom brez listine, lahko te odprte zneske povežemo z ustreznimi listinami. Odpre se nam pojavno okno, kjer s klikom izberemo vrstico ustrezne listine na levi in povežemo z ustreznim zneskom na desni strani okna. V novem oknu se pokažejo podrobnosti listine (prodajne ali nabavne) na eni strani in podrobnosti plačila na drugi - če želimo povezavo potrditi to naredimo z ukaznim gumbom.
Aplikacija omogoča tudi pošiljanje računov na UJP portal, ki je v Sloveniji edini način dostavljanja računov proračunskim uporabnikom. Kaj potrebujemo?
Knjižene listine – odpre se pojavno okno, ki vsebuje seznam vseh izdanih in prejetih knjiženih listin, ki smo jih dali oziroma prejeli od poslovnega stika na katerem se nahajamo. S kvalifikatorji, ki jih najdemo nad spiski si lahko prikažemo samo prodajne oziroma nabavne listine oziroma tiste, ki še niso bile zaprte s plačilom (bodisi z označbo na spiskih ali pa s pomočjo bančnih izpiskov).
Neknjižene listine – odpre se pojavno okno, ki vsebuje seznam vseh neknjiženih nabavnih in prodajnih listin (ponudbe, naročila, predračuni, ...), ki smo jih vpisali v aplikacijo za ta poslovni stik.
Podrobnosti prodaje – Na tem mestu lahko vidimo vse artikle in/ali storitve, ki smo jih prodali poslovnemu stiku, na katerem se nahajamo.
Na vrhu pojavnega okna, lahko prikaz prodaje omejimo na poslovno leto, samo po artiklih oziroma storitvah, ali pa datumu.
V prikazanem spisku vidimo šifro, naziv storitve oziroma artikla, količino prodanega artikla/S76/A652/Storitve, povprečno ceno posamezne enote in znesek celotne prodaje.
Tiskanje poročila odprtih listin – v kolikor obstajajo odprte prodajne listine za ta poslovni stik, jih aplikacija združi v poseben dokument, ki ga lahko natisnemo.
Kreiraj listino – pojavno okno, ki se nam odpre prikaže vse možne listine, ki jih lahko naredimo. Želeno označimo in kliknemo gumb »Kreiraj listino«. Aplikacija nam bo naredila novo listo z vključenim poslovnim stikom na katerem se nahajamo.
Odjava komisije – v kolikor nam je poslovni stik izdal svoje produkte na komisijo in smo te tudi prodali, lahko s pomočjo tega ukaza naredimo odjavo – nabavni račun z vsemi artikli, ki smo jih imeli na komisiji, prodali.
Ustvari prodajni račun – ukaz nam nudi možnost avtomatičnega kreiranja računa za trenutni poslovni stik na podlagi pravilno označenih opravil.
Več o postopku lahko pogledate na naslovu Obračunavanje opravil
Izvozi/uvozi veleprodajnih cen – za vsak poslovni stik lahko nastavimo svoje cene. Navadno to uredimo kar na samem artiklu (glej Artikli => podnaslov Veleprodaja).
Lahko pa na tem mestu tudi izvozimo xlsx datoteko z vsemi vpisanimi veleprodajnimi popusti, jih popravimo in na tem istem pojavnem oknu zopet uvozimo.
Tiskanje naslova – na mestu, kjer se navadno nahaja okence na »amerikanki« se nam v pdf izpiše naslov poslovnega stika na katerem se nahajamo. Stran natisnemo, zložimo in dodamo v kuverto.
Izdelaj IOP obrazec – IOP – izpis odprtih postavk se natisne v priročnem dokumentu, ki ga lahko natisnemo ali pa pošljemo stranki direktno iz aplikacije. Obrazec se naredi samo v primeru, ko odprte prodajne listine za ta poslovni stik tudi obstajajo.
Kreiraj in poveži ePI – s tem ukazom keriramo nov zapis v poslovni imenik. Nanj se avtomatično kopirajo vsi vpisani podatki, hkrati pa se poslovni stik in vpis v poslovni imenik povežeta z lastnostjo.
Kvalifikatorji so različni glede na formo, ki je pred nami - vsak izmed njih pa ima dve vrednosti: da, če je izbran oziroma ne, če kvalifikator ni izbran. Nekateri kvalifikatorji so informativnega značaja, kar pomeni, da služijo le temu, da podatek označimo in ga po tej oznaki kasneje tudi z poiščemo, drugi kvalifikatorji so pomembni za razvrščanje podatka v druge tabele, tretji pa za samo delovanje določenih delov aplikacije.
Vsaka aplikacija ima lahko tudi posebne kvalifikatorje, ki so narejene po dogovoru in imajo
Glavna knjiga => Osnovna sredstva
Kot smo že navajeni na desni strani najdemo gumb za dodajanje novega elementa – tokrat za dodajanje novega osnovnega sredstva.
Izpolniti je potrebno naslednja polja:
Naziv osnovnega sredstva - naziv osnovnega sredstva, ki nam bo pomagal pri lažjem iskanju.
Serijska številka - vpišemo serijsko številko osnovnega sredstva.
Inventarna številka - inventarna številka osnovnega sredstva, ki jo določimo znotraj podjetja in je za vsako osnovno sredstvo unikatna
Odgovorna oseba - je oseba, ki znotraj podjetja skrbi za nadzor nad osnovni sredstvi.
Datum nakupa - je datum, ko je bilo osnovno sredstvo kupljeno.
Artikel - izberemo artikel, ki ga želimo zavesti kot osnovno sredstvo.
* Datum prevzema - je datum, ko damo osnovno sredstvo v uporabo zaposlenemu (če seveda gre za tako vrsto osnovnega sredstva).
* Uporabnik OS - iz izbirnika izberemo zaposlenega, ki je to osnovno sredstvo prevzel v uporabo.
Amortizacija v mesecih - v mesecih vpisan čas, ki je predviden za amortizacijo tega osnovnega sredstva. Podatek vam lahko okvirno svetuje vaš računovodja.
Datum amortizacije - datum do katerega naj bi bilo to osnovno sredstvo amortizirano. V okviru zakona nam ga določi računovodja.
Nabavna vrednost - nakupna vrednost osnovnega sredstva.
Trenutna vrednost - je vrednost, ki jo lahko vpišemo glede na stanje opreme (možne dopolnitve, popravki, sprememba vrednosti, ...)
Dodatna opomba - včasih potrebujemo dodatna pojasnila in opombe, ki jih vpišemo na to mesto.
Dokumenti – tako kot skozi vso aplikacijo, lahko tudi na obrazcu za dodajanje osnovnega sredstva zraven priložimo vse dokumente, ki se tičejo tega osnovnega sredstva – pa naj gre za garancijo, poročilo morebitnega servisa, poročilo o napaki, zaznamek o uničenju...
V kolikor bomo osnovno sredstvo dali v uporabo zaposlenemu, moramo vpisati polja označeno z zvezdico (*). Zaposleni mora prevzem osnovnega sredstva podpisati, zato v aplikaciji kreiramo dokument.
Pri dokumentih klikemo na gumb "Ustvari dokument iz predloge" in v pojavnem oknu izberemo predlogo "Prevzem osnovnega sredstva". aplikacija nam bo kreirala dokument, ki se bo naložil v spisek dokumentov. Ta dokument odpremo, ga natisnemo (po potrebi dopolnimo) in ga damo v podpis osebi, ki je to osnovno sredstvo prevzela v uporabo. Dokument nato skeniramo in ga to datoteko ponovno dodamo med dokumente tega osnovnega sredstva. Ta dokument lahko nato povežemo s kontaktno osebo ali pa posebno formo dokumentacije.
Vzdrževanje opreme, strojev in drugih vzdrževanja potrebnih sredstev znotraj podjetja, se navadno lotimo po predpisanem urniku. Urnik vzdrževanj znotraj aplikacije vodimo v zato pripravljenih opravilih tipa »Vzdrževanje opreme«.
1. Resurse - za načrtovanje vzdrževanja opreme znotraj podjetja potrebujemo objekte vzdrževanja, ki jih vpišemo med resurse.
Trgovina => Resursi
Na novo dodanem resursu potrebujemo izpolnjeni vsaj dve polji:
V kolikor gre pri kosu vzdrževane opreme hkrati tudi za osnovno sredstvo podjetja, ta resurs povežemo tudi na ustrezno osnovno sredstvo – seveda preko polja »Osnovno sredstvo«.
Kako izpolniti zavesti osnovno sredstvo pa si lahko preberete tu »Osnovna sredstva«
V kolikor imate vzdrževanje vezano na artikel, le tega povežete na resurs preko polja resurs.
Pri izpolnjevanju moramo biti pozorni tudi na kvalifikatorje. Več o tem pa si preberite na navodilih o izpolnjevanju forme – Resursi.
2. Opravila tipa »Vzdrževanje opreme« - za načrtovanje opravljanja vzdrževanja je potrebno narediti opravila in jih ustrezno urediti;
Časovna opredelitev vzdrževanja
Za več informacij si preberite tudi navodila "Opravila"
Od tu pa imamo dve možnosti - ta opravila lahko delamo "na roke" - se pravi, ko se vzdrževanje konča to opravilo kopiramo in mu dodamo nov datum oziroma rok izvedbe.
Lahko pa kreiramo ponavljajoča opravila, ki bodo to vedno počela namesto nas.
To naredimo tako, da napolnimo in izberemo vsa polja, ki so zgoraj označena z eno zvezdico (*). Potem pa izberemo dodatni ukazni gumb "Ponavljajoče se opravilo"
Odpre se nam pojavno okno, kjer bomo določili parametre ponavljanja opravila, ki smo ga ravno naredili.
Ko smo tako določili parametre ponavljanja opravil najprej z gumbom »Preveri razpoložljivost« preverimo, če so termini, ki jih želimo izvedljivi. V kolikor so v stolpcu »Opozorila« poleg spiska vseh opravil, ki se bodo kreirala zelene oznake, lahko kreiranje verige ponavljajočih opravil potrdimo z gumbom »Kreiraj opravila«. To, da nam aplikacija InMaster dovoli kreiranje opravil, če so odgovorne osebe, izvajalci, udeleženci ob želenih terminih že zasedeni, pa je stvar nastavitev.
Tako narejena opravila, se bodo nekaj dni ali tednov (odvisno od nastavitev in periodike ponavljanja), pred rokom pojavila v aplikaciji in čakala na izvedbo.
Več o tem si preberite na naslovu Ponavljajoča opravila.
Navadno moramo poskrbeti, da je poleg elektronske sledi tudi podpisani izvod izjave, da je vzdrževalec opravil svojo nalogo.
Ko je opravilo zaključeno, se pod naslovom Dokumenti na dnu forme doda »Poročilo vzdrževanja« - kliknemo na gumb »Ustvari dokument iz predloge« in izberemo zgornje poročilo.
Aplikacija ga napolni z vsemi ustreznimi podatki iz zgornje forme in ga doda med dokumente. Poročilo odpremo tako, ga natisnemo, vzdrževalec ga podpiše, potem pa ga podpisanega sekeniramo in ponovno naložimo nazaj pod dokumente na isto formo.